IL RUOLO

Cerchiamo una persona organizzata, precisa e riservata con forte attenzione ai dettagli, che si occupi delle attività di reception e del supporto operativo all’ufficio, garantendo sempre ordine, efficienza e un’eccellente presentazione degli spazi aziendali.

Responsabilità principali:

Reception & accoglienza

• Accoglienza ospiti e clienti garantendo sempre professionalità, ordine e ottima presentazione della reception

• Gestione del centralino e smistamento chiamate

• Gestione della corrispondenza in entrata e in uscita (email e posta)

• Supervisione costante dell’ordine delle aree comuni (reception, sale riunioni, phone booth)

Organizzazione ufficio

• Prenotazione e gestione delle sale riunioni

• Preparare le sale meeting prima degli incontri e riordinarle al termine

• Coordinare catering, coffee break e lunch per meeting ed eventi

• Gestione ordini e stock delle forniture ufficio (cancelleria, caffè, materiali di consumo, carta stampanti)

• Coordinare spedizioni e corrieri

• Organizzare piccoli interventi di manutenzione

Supporto organizzativo e al management

• Supporto nell’organizzazione di workshop ed eventi interni (allestimento reception, materiali, catering)

• Gestire modulistica e costi operativi dell’ufficio

• Supporto alle attività amministrative di base

• Gestione agenda Amministratori Delegati

• Organizzazione viaggi (treni, voli, hotel) in autonomia e con agenzie esterne

• Coordinamento trasferte per management, clienti e shooting

Requisiti:

• Esperienza minima di 2 anni in ruolo analogo (Front Office/Office Coordinator)

• Ottima conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato) – requisito essenziale

• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office

Soft skills ideali:

• Forte senso dell’ordine, attenzione ai dettagli e cura dell’immagine degli spazi

• Ottime capacità organizzative, multitasking e gestione delle priorità

• Eccellenti capacità comunicative e relazionali, con forte orientamento all’accoglienza

• Mentalità collaborativa e attitudine al lavoro in team

• Standing professionale e approccio positivo

• Proattività, spirito di iniziativa e capacità di anticipare le esigenze organizzative

• Problem solving e flessibilità operativa

• Discrezione, affidabilità e riservatezza nella gestione delle informazioni

• Autonomia operativa e senso di responsabilità

Le applications si chiudono il 10 di Aprile, 2026.

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ABOUT THE ROLE

We are looking for a highly organized, detail-oriented, and discreet Front Office & Office Coordinator to manage reception activities and provide operational support to the office. This role is key in ensuring a well-ordered, efficient workspace and maintaining an excellent presentation of company areas at all times.

Key Responsibilities

• Welcome guests and clients with professionalism, ensuring a tidy and well-presented reception area

• Manage incoming calls and route them appropriately

• Handle incoming and outgoing correspondence (email and post)

• Maintain the organization and appearance of common areas (reception, meeting rooms, phone booths)

Office Coordination

• Book and manage meeting rooms

• Prepare meeting rooms ahead of meetings and reset them afterward

• Coordinate catering, coffee breaks, and lunches for meetings and events

• Manage office supplies and stock (stationery, coffee, consumables, printer paper)

• Coordinate shipments and couriers

• Organize minor maintenance interventions

Organizational & Management Support

• Support the organization of internal workshops and events (setup, materials, catering)

• Manage office-related documentation and operational costs

• Provide basic administrative support

• Manage the calendars of the Managing Directors

• Arrange travel (trains, flights, hotels), both independently and with external agencies

• Coordinate travel logistics for management, clients, and production shoots

Requirements

• Minimum 2 years of experience in a similar role (Front Office / Office Coordinator)

• Fluent in English (written and spoken) – essential

• Strong proficiency in Microsoft Office

Ideal Soft Skills

• Strong attention to detail and pride in maintaining well-presented spaces

• Excellent organizational skills, with the ability to multitask and prioritize

• Strong communication and interpersonal skills, with a service-oriented mindset

• Collaborative approach and team-oriented attitude

• Professional presence and positive attitude

• Proactive, with the ability to anticipate needs

• Problem-solving mindset and operational flexibility

• High level of discretion, reliability, and confidentiality

• Ability to work independently with a strong sense of responsibility

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